一、问题解答
1.时间都跑到哪儿去了?有时一整天过去了,但我却好象什么还没干!其他的管理者也这样吗?
• 请记住,作为管理者,你的身份不是“实干者”——你的角色是做一个经理,并通过其他人来完成工作。你的主要任务是让工作单位保持正确的目标。如果你是一个新上任的管理者,你可能需要花些时间来适应这一角色,并适应授权。
• 接受并学会忍耐作为管理者的工作节奏、工作负荷与受到的打扰。接受你不可能对你的时间进行完美的计划与控制的事实。提高工作效率,同时在时间安排上灵活一点。
• 对工作上的压力做好准备。对大多数管理者而言,他们所面对的压力与对时间的需求会造成沉重的负担。即使你是从另一个被认为具有压力的职位晋升到经理位置的,你也会发现作为经理所承受的压力与时间挑战是大不相同而且可能更难处理的。
• 为应付你的诸多责任,对你的时间进行明智的管理是非常必要的。为满足你工作的要求并避免因持续的疲劳压力而造成伤害,你必须视时间为某种必须加以明智管理的重要资源。
2.我发现我在会议上花了大量的时间。有什么策略能让会议更富有成效吗?
你并不是唯一面对这个问题的人――许多管理者都发现会议耗费了他们大量的时间。管理专家詹姆斯. 瓦尔引用的一项研究发现,许多管理者要花去他们三分之二以上的时间来参加计划内的各种会议。会议可以是一种非常有效的管理工具,但假如会议没有成效的话,它则可能浪费每个人的许多时间。如果你在计划召开一次会议,或正考虑是否要参加某个会议,请仔细思量为什么需要召开会议以及这次会议是否必要,还有,为了完成工作,谁真正需要参加这次会议。
瓦尔提供了以下可以让你计划中的会议效率更高、更有成效的策略:
• 分析你的目的,确定确实需要召开某个会议。你能够以备忘录或电话等更有效更省时间的方式来达到你的目的吗?
• 仔细选择与会者。只邀请那些将对会议结果产生影响或者是将受到会议结果影响的人参加会议。尽可能缩小与会者的规模,并保证与会者人数的可管理性。
• 准备你的议程。议程可以使讨论围绕正题,从而提高会议的时间利用率。如果你能在会议召开前一两天散发会议议程,可能会促使与会者更好地准备有关讨论,让会议更富有成效。
• 做好课外工作,并鼓励其他人也这样做。如果人人都没有对议程上的主题做好讨论的准备,也没有做出相应的决定,则没有什么比这种会议效率更低或者更令人泄气的了。
• 别让会议的持续时间超过90分钟。根据瓦尔的说法,“绝大多数人的忍耐力――或至少是他们的创造力――不会比这一时间长很多。”假如需要更多时间,可以另外再安排一次会议,或者计划一个较长时间的会议,期间可以安排咖啡和短暂的休息时间。
以下是一些在你努力更有效地管理时间时可考虑的意见与技巧:
• 有效管理时间的第一步是,把时间看成是一种你必须加以控制的宝贵而又有限的资源。你要像管理金钱或任何其它宝贵而又有限的组织资源一样来管理时间。
• 问问自己,你需要做哪些事,而哪些事可以由你所在工作集体里的其他人来完成。为腾出更多的时间来做那些只有你才能做的事,你需要根据直接下属的能力、技能和积极性来对工作与责任进行恰当的授权。
• 要牢记“紧急”与“重要”之间的差别。“紧急”任务是指那些已经发生而又必须进行立即处理的危机;“重要”任务则是指那些与长远目标有关但又确实重要的事情。要特别注意抽出时间来关注你那些“重要”的任务。
• 既然会议要占用你和他人大量的时间,就需要把你计划的会议开得既有效率又有成效。
• 试着建立一个日志,来观察你是如何支配时间的。将这一日志与你认为对工作极为重要的主要责任和关系进行比较。你对于各种责任与关系所分配时间合适吗?你用于管理而不是“做事”的时间足够吗?你在处理日常紧急事务的同时,仍然抽出时间关心重要的长远目标吗?
• 利用机会学习一些有价值的时间管理技巧。如今有许多很好的时间管理课程、研修班和书籍可资利用。你所在的组织可能会为你提供一些学习的机会。
• 最后,对你自己也对他人坦诚相告你实际能做的事是多少。尽一切努力有效地管理你的时间,但也要接受这一事实,那就是你仍然感觉好象要做的事总是多于你能够完成的事。此外,你还需承认,作为管理者,你不可能完美地计划和控制时间。
点击回答下列每句话的叙述是否正确。完成本测试后,请点击“提交答案”来查看结果。
1. 应该像对待金钱或任何其它有限的组织资源那样来管理时间。
A是 B否
2. 作为经理,尽管你必须努力像管理金钱一样仔细地管理时间,但你却无法办到总是能够控制你支配时间的方式。
A是 B否
3. “紧急”与“重要”之间有明显的不同。
A是 B否
4. 作为经理,你只有向他人授权,才能进行管理。
A是 B否
5. 只有那些有助于会议取得成果或者会受到会议结果影响的人,才应该参加会议。
A是 B否
6. “超负荷”是大多数经理共同的感受。
A是 B否
答案:全部“是”